Tra le spese per l’auto aziendale non manca il rimborso carburante per i dipendenti che effettuano trasferte o viaggi di lavoro. A differenza del rimborso chilometrico, che prevede un importo fisso per ogni chilometro calcolato in base alla strada percorsa dal dipendente per lavoro con l’auto di proprietà, il rimborso carburante è una forma di indennità per i dipendenti che durante le trasferte effettuano carburante sull’auto aziendale a proprie spese, anticipando denaro all’azienda.

Come documentare quindi le spese per la benzina o il gasolio e farsi rimborsare? Scopriamo insieme come funziona il rimborso carburante per l’auto aziendale!

Spese auto aziendale: come funziona il rimborso carburante

Tutti i dipendenti che anticipano il costo per il rifornimento di benzina o gasolio di auto aziendali hanno diritto al rimborso delle spese per il carburante. Esistono differenti soluzioni per documentare le spese, tra queste troviamo:

• l’utilizzo di una carta carburante che tiene sotto controllo i costi e tiene traccia completa delle spese semplificando le procedure di rimborso;
• il rimborso forfettario che prevede una somma fissa che l’azienda darà ai dipendenti, indipendentemente dal chilometraggio che poi sarà effettivamente percorso. Il rimborso forfettario è un compenso stabilito in base alle norme del contratto collettivo di lavoro di riferimento. Essendo deciso in anticipo, questo tipo di rimborso potrebbe non coprire completamente o, nel migliore dei casi, eccedere le spese sostenute dal dipendente.

In ogni caso, per ottenere il rimborso delle spese carburante, il dipendente sarà obbligato a presentare all’azienda la documentazione relativa: dalle note spese ai giustificativi, come fatture e scontrini.

È importante inoltre che i pagamenti per il carburante non avvengano mai in contanti in ottemperanza alla normativa fiscale vigente. L’azienda, per accedere a vantaggi fiscali come la detrazione dell’Iva, dovrà infatti rendere tracciabile ogni pagamento.

Spese auto aziendale: come funziona il rimborso chilometrico

Tra le forme d’indennità per i dipendenti che utilizzano invece il proprio veicolo per fini lavorativi troviamo il rimborso chilometrico. In questo caso, l’importo del rimborso viene stabilito sulla base delle tabelle ACI, che forniscono i valori chilometrici di riferimento e informazioni sulle modalità di calcolo definite dai contratti collettivi nazionali di lavoro.

Anche in questo caso, la procedura per richiedere il rimborso spese chilometrico prevede la compilazione delle note spese e la presentazione dei giustificativi relativi alle spese sostenute per l’utilizzo del proprio veicolo.

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